Stanowisko pracy ds. administracyjnych
Tel. 29 7176001
Do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy ds. administracyjnych należy:
1. prowadzenie spraw dotyczących urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, wychowawczych oraz szkoleniowych,
2. ewidencjonowanie czasu pracy pracowników Urzędu i jednostek podległych,
3. dbanie o dyscyplinę pracy pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych,
4. prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, wyróżnianiem, nagradzaniem, odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną,
5. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami, kształceniem, dokształcaniem i doskonaleniem zawodowym pracowników,
6. załatwianie skarg, wniosków i listów obywateli, prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu i udzielanie odpowiedzi,
7. prowadzenie dla Wójta Gminy kalendarza spotkań, narad, wizytacji itp., tj. organizowanie czasu pracy Wójta Gminy,
8. zapewnienie pomieszczeń oraz organizacja i obsługa spotkań, zebrań i narad organizowanych przez Wójta,
9. prowadzenie zbioru przepisów wydawanych przez Wójta Gminy,
10. przygotowywanie sprawozdań i informacji dla Wójta Gminy,
11. prowadzenie ewidencji udzielonych pracownikom jednorazowych upoważnień i pełnomocnictw,
12. obsługa Sekretariatu Wójta Gminy,
13. zapewnienie łączności telefonicznej, telefaksowej i obsługi poligraficznej,
14. prowadzenie obsługi kancelaryjnej Urzędu polegającej w szczególności na:
a) przyjmowaniu korespondencji i przesyłek,
b) przyjmowaniu wpływów specjalnych i wartościowych,
c) przyjmowaniu i nadawaniu telegramów, faksów, e-maili,
d) prowadzeniu ewidencji korespondencji wpływającej,
e) roznoszenie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy
w Urzędzie Gminy oraz do dyrektorów jednostek organizacyjnych,
15. prowadzenie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism, publikacji, dzienników urzędowych, zakupem fachowych książek oraz tablicami informacyjnymi na terenie Urzędu,
16. organizowanie biblioteki Urzędu i dbanie o stałe uzupełnianie zbiorów Urzędu, w tym przede wszystkim aktów normatywnych,
17. rozliczanie dyscypliny pracy w Urzędzie,
18. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej,
19. ewidencjonowanie zwolnień lekarskich pracowników Urzędu, a także okresowa ich analiza,
20. prowadzenie ewidencji REGON i NIP Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy,
21. prowadzenie wszelkich spraw z zakresu ochrony zdrowia,
22. obsługa urządzeń służących do kserowania materiałów służbowych,
23. obsługa poczty e-mail,
24. zapewnienie prawidłowej obsługi interesantów przez Urząd, w tym przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków i listów,
25. wydawanie delegacji służbowych,
26. sporządzanie zeznań świadków,
27. prowadzenie dokumentacji związanej z członkostwem Gminy w związkach i stowarzyszeniach,
28. przygotowywanie serwisów informacyjnych do środków masowego przekazu,
29. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
30. prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta Gminy,
31. współpraca z samorządami wiejskimi w sprawach funduszu sołeckiego:
- obsługa zebrań wiejskich,
- pomoc w przygotowywaniu wniosku na realizację przedsięwzięcia w ramach
funduszu,
- skompletowanie dokumentacji dotyczącej wniosków i przekazanie jej
do dalszej realizacji do Referatu GGKŚZPI,
32. przekazywanie zarządzeń Wójta i innych dokumentów do niezwłocznego opublikowania w BIP-e,
33. przygotowywanie sprawozdań Wójta Gminy z działalności między sesjami,
34. prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy,
35. prowadzenie Facebooka Gminy Szelków,
36. zabezpieczanie w odzież ochronną i roboczą i jej ewidencja,
37. prowadzenie Rejestru żłobków,
38. przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski oraz sprawozdawczości w tym zakresie,
39. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i przepływu informacji między poszczególnymi stanowiskami pracy,
40. przygotowywanie i obsługa świąt państwowych i uroczystości gminnych,
41. przyjmowanie oświadczeń majątkowych pracowników,
42. wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, rady gminy, powiatu i sejmiku województwa oraz innych organów stosownie do obowiązujących przepisów,
43. udział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w części dotyczącej stanowiska pracy,
44. opracowywanie projektów zarządzeń Wójta i uchwał Rady Gminy w sprawach dotyczących działalności stanowiska pracy,
45. nadzór nad wprowadzaniem treści informacji do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania stanowiska pracy,
46. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej.